¿Cuánto tiempo pierdes revisando tus correos? No eres la única persona que pasa demasiado tiempo atendiendo su bandeja de entrada, alrededor del mundo, los colaboradores invierten grandes cantidades de su día en tareas de bajo valor que requieren poco del ingenio y que obstaculizan su productividad.
De acuerdo con la investigación que encabezó Google, Make it work: The future of collaboration and productivity, en países como Estados Unidos, 55% de los trabajadores considera que las grandes cantidades de e-mail se ubican como una barrera para desempeñar otras tareas dentro de su trabajo.
En Google han trabajado para desarrollar diferentes funciones alrededor de Gmail que integren tecnologías como inteligencia artificial o aprendizaje automático con el objetivo de que varias de las tareas que antes eran repetitivas no lo sean más y los usuarios puedan aprovechar de mejor manera su tiempo.
A continuación 10 ‘hacks’ disponibles en Gmail:
1. Manda tus correos a “dormir”
Una de las funciones que nos sirven para priorizar nuestra atención en los correos es la herramienta “Snooze” o “Posponer correos”. Ésta permite remover de la bandeja de entrada los correos que seleccione el usuario para después programar una fecha nueva, de manera que en el momento indicado vuelvan a aparecer en la bandeja de entrada. En la versión de escritorio, Gmail ofrece esta solución en la parte superior de cada correo a través del icono de reloj. El usuario puede seleccionar verlo más tarde, al día siguiente, el fin de semana o incluso personalizar el momento en que el mail aparezca de nuevo en la bandeja. En la versión móvil, la opción se encuentra disponible a través de los tres puntos que se localizan en la esquina superior derecha.
2. Búsqueda implacable
En ocasiones, encontrar un correo puede ser tan difícil como localizar una aguja en un pajar, sin embargo Gmail posee un filtro de búsqueda para ubicar más fácil y rápido los correos. Ya sea que lo busques por el peso del correo, el destinatario, por palabras claves, rango de fechas o que combines estos filtros. Para acceder a la búsqueda mediante estos filtros sólo es necesario darle click a la flecha que se encuentra a un costado de la barra de búsqueda.
3. Organización detallada
El correo puede ser visto por los usuarios como un guardarropa. Para tenerlo bien administrado, una opción es utilizar los filtros y las etiquetas. Los filtros nos servirán para organizar cada uno de nuestros correos en las etiquetas. Por ejemplo, el usuario puede seleccionar que cada uno de los correos que venga de cierto destinatario o en el que se mencione una palabra específica se administre con una etiqueta en particular de manera automática. Para realizar este proceso es necesario ir a Configuración, seleccionar la opción de Filtros, Crear Nuevo Filtro y seleccionar las opciones.
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4. Darse de baja de las suscripciones no deseadas
Muchos de los correos que recibe el usuario pueden venir de suscripciones a páginas. Si bien el usuario ya no interactúa con estos mails, sí generan volumen en nuestra bandeja de entrada. Gmail está integrando una herramienta llamada “Assistive Unsubscribe” que aprende sobre los correos con los que interactúa el usuario y con los que no para sugerir de manera proactiva a cuáles el usuario debería de eliminar su suscripción.
5. Gmail predice lo que escribirás
Dos de las funciones inteligentes que recientemente agregamos a Gmail son Smart Compose y Smart Reply. Estas dos funciones permiten completar oraciones con la sugerencia automática de Gmail y proporcionar posibles respuestas para los mensajes entrantes. Para comenzar a utilizar Smart Compose es necesario ir a la Configuración de Gmail y seleccionar Redacción Inteligente y Activar sugerencias de escritura. Para utilizar Smart Reply sólo es necesario cambiar a la nueva versión de Gmail. Esta herramienta ha permitido que cada semana, los usuarios ahorren 1,000 millones de caracteres no escritos.
6. Organice un evento en Calendar desde Gmail
Según Make it work: The future of collaboration and productivity, 69% de los trabajadores en el mundo gastan alrededor de una hora diaria en cambiar de una aplicación a otra. Para evitar esto, desde Gmail puedes utilizar otras aplicaciones de Google. En el lado derecho de la pantalla de Gmail se ubica una barra que integra otras aplicaciones que pueden ser controladas desde Gmail, entre ellas Calendar y Tasks. Sin salir de Gmail, el usuario puede organizar un evento en su agenda o marcar un recordatorio.
7. Más segundos para eliminar el envío
Una de las grandes ventajas de Gmail son los segundos que da para eliminar un correo previo a que se envíe. De manera automática, Gmail otorga 5 segundos para poder eliminar el envío de un correo, pero este tiempo se puede ampliar por 10, 20 y 30 segundos desde la parte de Configuración.
8. Modo confidencial
Con el modo confidencial, el usuario puede seleccionar fechas de expiración para acceder al correo, para descargarlo o para el reenvío de éste. Para activar esta opción, el icono se encuentra en cada uno de los mails que el usuario desea enviar. El icono tiene la figura de candado y reloj.
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9. Productividad, incluso offline
Para no frenar la productividad de los usuarios, Gmail ahora puede utilizarse sin necesidad de tener conexión a internet. Simplemente es cuestión de ir a Configuración > Configuración > Activar offline email.
10. Auto-recordatorios
Hoy Gmail posee mayores capacidades gracias a las nuevas tecnologías. Una de ellas es que Gmail ahora automáticamente posiciona los correos al principio de la bandeja de entrada que después de varios días no se les ha dado seguimiento, para que no se te quede nada traspapelado.
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